Réglementation
Caisse enregistreuse obligatoire : qui est concerné, et qui ne l’est pas
En bref
Aucune loi n’oblige à posséder une caisse enregistreuse. En revanche, tout commerçant assujetti à la TVA qui enregistre les paiements de clients particuliers dans un logiciel ou système de caisse doit utiliser un système sécurisé (article 286 I-3° bis du CGI), justifié par un certificat ou une attestation, sous peine d’une amende de 7 500 €. Les entreprises en franchise en base de TVA et celles qui ne vendent qu’à des professionnels ne sont pas concernées.
La règle en une phrase
Ce n’est pas la caisse qui est obligatoire, c’est la sécurité de la caisse que vous utilisez. Dès qu’un logiciel ou un système enregistre les paiements de vos clients particuliers, il doit garantir l’inaltérabilité, la sécurisation, la conservation et l’archivage des données.
Qui est concerné
- Les entreprises assujetties à la TVA, quelle que soit leur forme (société, entreprise individuelle) ;
- qui vendent à des particuliers (clients non assujettis) ;
- et qui enregistrent ces ventes dans un logiciel ou un système de caisse, y compris une application sur tablette.
Qui ne l’est pas
- Les entreprises en franchise en base de TVA (article 293 B du CGI), fréquente chez les micro-entrepreneurs qui démarrent ;
- les entreprises qui ne réalisent des ventes qu’avec des professionnels ;
- les opérations exonérées de TVA et le régime agricole forfaitaire ;
- les terminaux de paiement par carte, qui ne sont pas des systèmes de caisse au sens de la loi.
L’administration admet aussi une tolérance lorsque tous les paiements passent par un intermédiaire bancaire (carte, virement) : un cas rare en restauration, où les espèces et les titres-restaurant restent courants.
Les cas fréquents en restauration
| Situation | Concerné ? |
|---|---|
| Restaurant ou snack assujetti à la TVA, clientèle de particuliers | Oui |
| Food truck en franchise en base de TVA | Non, tant qu’il reste en franchise |
| Food truck qui a dépassé les seuils et facture la TVA | Oui |
| Traiteur qui ne travaille que pour des entreprises | Non |
| Restaurant qui tient ses recettes sur un cahier papier | Non pour le cahier ; oui dès qu’un logiciel enregistre les ventes |
La sanction
Faute de pouvoir présenter un certificat ou une attestation, l’amende est de 7 500 € par logiciel ou système de caisse (article 1770 duodecies du CGI), à la charge de l’entreprise qui l’utilise. Les données de caisse se conservent six ans.
Questions fréquentes
Un micro-entrepreneur doit-il avoir une caisse certifiée ?
S’il bénéficie de la franchise en base de TVA, il n’est pas concerné. S’il la perd et enregistre les paiements de particuliers dans un logiciel de caisse, ce logiciel doit être sécurisé et justifié.
Un food truck a-t-il besoin d’une caisse ?
Il suit la règle générale : rien n’oblige à avoir une caisse, mais s’il est assujetti à la TVA et utilise un logiciel de caisse, ce logiciel doit être sécurisé.
Le terminal de paiement par carte suffit-il ?
Le terminal de paiement n’est pas une caisse au sens de la loi. Il ne remplace pas l’enregistrement des ventes et ne couvre pas les paiements en espèces.